De uitdaging: één evenement, duizenden vragen 

Een marathon organiseren is een logistieke topprestatie. Alle informatie rondom het evenement moet actueel en makkelijk vindbaar zijn voor iedereen. Van routes en verkeersmaatregelen tot medische voorzieningen en publiekszones: duizenden mensen komen met verschillende doelen en bijbehorende vragen.  

Verschillende evenementen pakken dat aan met traditionele middelen: PDF’s, statische plattegronden, verschillende losse webpagina’s. Het voordeel daarvan; het werkt snel en staat snel online. Maar in de praktijk leidt het tot: 

• Onvolledige of verouderde informatie. Of je moet het constant handmatig opnieuw updaten.
• Geen centrale bron van waarheid.
• Niet goed bruikbaar op mobiel.
• Geen zoom of filter mogelijkheden. Dat maakt het minder leesbaar en ook minder toegankelijk. 

De oplossing: één interactieve kaart die alles samenbrengt 

Met behulp van Mappi heeft de marathon een interactieve kaart gemaakt die alles rondom het evenement samenbracht. Net zo snel in elkaar gezet als een PDF, screenshot of losse webpagina. De kaart werd het informatiepunt voor het hele marathonweekend: volledig mobile-first en filterbaar op behoefte. 

De kaart toonde alle belangrijke informatie: 

• Routes van alle afstanden: van 5 km tot de 42 van SWIS.
• Bereikbaarheid: oversteken, aanbevolen OV punten, parkeerplaatsen.
• Start- en finish zones.
• Water- en verzorgingsposten: essentieel, zeker op een warme dag.
• EHBO-punten, AED’s en het Rode Kruis: veiligheid voorop.
• Toiletten, garderobes en medaille graveerpunten: praktische informatie die goed vindbaar moet zijn.
• Publieksplekken en muziek: voor de sfeer.
• Live tracking van de eerste loper: meer realtime kan niet. 

Wat je altijd kunt verwachten van een Mappi-kaart: 

• Realtime en automatisch up-to-date.
• De kaart is makkelijk zelf te maken en aan te passen, door iedereen in het team.
• Interactief en eenvoudig te gebruiken. Ook op mobiel.
• De kaarten zijn altijd filterbaar op behoefte: loper, bewoner, supporter of vrijwilliger. Iedereen heeft zijn eigen behoefte. Met filteropties krijgt iedereen precies de informatie die op dat moment relevant is.
• Volledig toegankelijk. 

Een goede kaart is één ding. Maar wat echt het verschil maakt, is waar en hoe je de kaart inzet en deelt. De kaart is voor de marathon direct geïntegreerd op verschillende relevante pagina’s van de officiële marathonwebsite en gedeeld via social media. Daardoor wordt de kaart goed vindbaar voor iedereen.  

Het resultaat: meer overzicht, minder vragen 

Doordat de interactieve kaart realtime en automatisch up-to-date is, voorkomt de kaart verwarring en misinformatie. Dankzij de filtermogelijkheden krijgt elke doelgroep de juiste informatie. De hoge gebruikscijfers laten zien dat het werkt. De kaart werd duizenden keren gebruikt en gedeeld: in de week voorafgaand aan de marathon werd de kaart meer dan 173.000 keer bekeken en op de dag van het evenement bijna 70.000. De kaart heeft in de week van de marathon 45.000 verwijzingen vanuit de website gehad.  

Deze cijfers onderstrepen de praktische relevantie van de kaart. Bij een grootschalig evenement als een marathon is overzicht belangrijk. De kaart voorziet gebruikers in een directe behoefte: weten waar je moet zijn, hoe je daar komt en wat er op dat moment relevant is. 

“Laat mensen niet verdwalen in informatie. Maak het visueel, logisch en realtime. Op deze manier creëer je een betere beleving voor iedereen omdat alles wat je die dag nodig hebt direct goed vindbaar is.”  

Take-aways van dit evenement 

De kracht van Mappi zit in eenvoud. Iedereen kan de kaart zelf maken, delen en beheren. Maar het brengt veel meer voordelen met zich mee voor de organisatie van een evenement. De belangrijkste inzichten uit dit evenement:  

• Los het communicatieprobleem efficiënt op. Iedereen heeft andere vragen tijdens een hardloopevenement. Geef alle antwoorden op één plek waar ze direct zien wat voor hen belangrijk is. En zorg vervolgens dat de kaart zichtbaar is op alle relevante kanalen.
• Zorg voor veiligheid door duidelijke oriëntatie. EHBO, AED, hulpdiensten en waterpunten snel vindbaar maken via de kaart, betekent ook dat er snel gehandeld kan worden wanneer nodig.
• Verlaag de druk op het team. De kaart geeft de gebruiker antwoord en update automatisch. Het overzicht door de kaart leidt tot een zelfredzaam publiek en minder vragen.
• Verhoog beleving en betrokkenheid. Want als iedereen weet waar hij of zij aan toe is, ontstaat er ruimte voor waar het echt om draait: meedoen, aanmoedigen en samen vieren. Veiliger en overzichtelijker.

• Straal regie en professionaliteit uit. Met informatie via een interactieve kaart in de stijl van het evenement informeer je niet alleen, je faciliteert. 

   

Ook een evenement op de planning? 

Of je nu een triatlon organiseert, een wielerronde, een wandeltocht of een obstacle run: als er publiek, deelnemers en complexiteit in het spel is, verdient jouw evenement hetzelfde overzicht. Bekijk de hele kaart van de marathon hier. Of vraag hieronder een eigen demo aan, dan laten we zien wat de mogelijkheden zijn.